Acorduri de confidentialitate

Fiecare afacere are o rețetă de succes. Rețeta de succes este adesea îmbrăcată în mai multe vestimentații care să ofere o protecție suficientă împotriva concurenței acerbe. Confidențialitatea a reprezentat și reprezintă un țel în oricare business.

Datorită evoluțiilor tehnologice și datorită digitalizării în toate domeniile, secretul unei afaceri s-ar putea să depindă de cele mai fine detalii ale mecanismelor de funcționare. Vom răspunde la o serie de întrebări exemplificative:

Cum ne protejăm afacerea de scurgerile de informații? Care sunt informațiile confidențiale? Ce sunt și ce ar trebui să cuprindă un acord de confidențialitate? Care sunt remediile și exemplele de bune practici pentru protejarea secretului comercial și a informațiilor confidențiale?

Premisa analizei poate pleca de la următoarea afirmație: secretele comerciale durează atât timp cât informațiile valoroase din punct de vedere comercial rămân confidențiale.

 

I.Măsuri de protecție

1.implementarea politicilor și procedurilor interne (Regulamente) pentru întreg personalul, începând cu staff-ul managerial și continuând cu ceilalți salariați sau colaboratori externi. Procedurile ar trebui să circumscrie clar și concis modalitatea de operare/transfer/acces cu privire la informațiile confidențiale. De asemenea, scopul informațiilor trebuie trasat în mod neechivoc, iar informațiile confidențiale să fie evidențiate, astfel încât să nu existe risc de confuzie. Desigur, tratamentul separat aplicabil informațiilor confidențiale este unul diferențiat.

2.adoptarea unor proceduri de secretizare a informației și accesul la acestea etapizat și gradual în funcție de nevoia concretă de dezvăluire. Totodată, nu lipsit de relevanță este și procedura anonimizării, care ar putea fi utilizată.

E.g. structura componențială a unui aparat ar putea fi cunoscută de un număr limitat de 5 persoane, dar modalitatea concretă de asamblare să fie cunoscută doar de 2,3 persoane, care efectiv se ocupă de această activitate.

3.inserarea clauzelor de confidențialitate în contractele individuale de muncă ale salariaților, interzicerea salariaților să ofere orice declarații de presă/postări FB fără acordul expres al angajatorului.

4.sesiuni de training pentru angajați prin care să li se comunice importanța protejării secretelor la care au acces si consecințele pecuniare pe care le pot suferi atât ei, cât și compania în sine în caz de divulgare a acestora.

5.implementarea unor sisteme informatice care să monitorizeze accesul la datele confidențiale și care detectează orice acces la acestea, aplicarea parolelor și codurilor de acces inclusiv la laptopurile și telefoanelor utilizate de salariați, și modificarea acestora la anumite perioade de timp.

6.evidențierea informațiilor ca fiind confidențiale, crescându-le astfel gradul de protecție. Exemplu de bună-practică îl reprezintă și păstrarea informațiilor secrete în camere speciale, cu un nivel maxim se securitate, precum și întocmirea unui număr limitat de copii unde poate fi regăsită informația protejată, pentru a împiedica pierderea sau diseminarea acesteia.

 

II.Clauza de confidențialitate

Exemplu de clauză de confidențialitate, care poate fi modelată în funcție de preferințele clienților:

 „Toate datele/informațiile, indiferent de natura/suportul lor legate de derularea contractului sunt considerate a fi confidențiale și privesc exclusiv părțile contractante. Părțile se obligă să păstreze confidențialitatea atât pe perioada valabilității contractului, cât și după încetarea sau rezilierea lui, pentru o perioadă de cinci ani. În cazul încălcării prevederilor menționate la prezentul capitol, partea în culpă va fi obligată să plătească celeilalte părți daune interese egale cu valoarea prejudiciului cauzat”. Avocat Specializat confidentialitate

 

III. Acordul de confidențialitate

Un exemplu practic în care am putea întâlni necesitatea încheierii unui acord de confidențialitate ar fi ipoteza unui producător din industria fierului forjat care are nevoie de serviciile unei societăți care furnizează servicii de IT în vederea implementării unui program care să monitorizeze performanțele aparaturilor. Chiar dacă companiile nu sunt concurente pe piață, pentru a împiedica distribuirea și respectiv stocarea informațiilor furnizate, producătorul va opta obligatoriu pentru semnarea unui acord de confidențialitate. Clauze confidentialitate

Ce este un acord de confidențialitate? Acesta este un contract a cărui scop îl reprezintă protejarea informațiilor confidențiale și a secretelor comerciale dezvăluite fie de o parte, fie de ambele și consecințelor nerespectării acordului.

Importantă este și concretizarea proiectului cu privire la care colaborează părțile, precum și definirea termenului de informație confidențială și secret comercial. Raportat la obiect, acesta este reprezentat de obligația părții care primește informația de a păstra confidențialitatea cu privire la oricare și toate informațiile confidențiale despre care a luat cunoștință, direct sau indirect, pe tot parcursul discuțiilor, negocierilor și/sau demersurilor întreprinse în vederea încheierii unei colaborări comerciale cu privire la proiect și/sau rezultând din orice alte raporturi contractuale si/sau necontractuale dintre părți, precum și cu privire la oricare și toate documentele care se transmit pe tot parcursul sau în legătură cu aceste colaborări de orice fel.

Formularea unei clauze de răspundere, asimilată unui remediu este foarte importantă. În cazul încălcării obligațiilor asumate, părțile pot stabili o clauză penală fixă sau pot decide ca daunele să fie limitate la repararea prejudiciului direct și indirect cauzat.

În ceea ce privește durata protecției informațiilor dezvăluite în baza unui acord de confidențialitate, de principiu nu se acceptă ca acordurile să fie semnate pentru o perioadă nelimitată de timp. Din punct de vedere al dreptului concurenței, s-a statuat că se impune o limitare la maxim 5 ani a perioadei conferite pentru protecția informațiilor confidențiale și sensibile, întrucât odată cu trecerea timpului acestea „devin istorie”.[1]

 

♦

 

Ne propunem să vă ajutăm cu orice aspecte juridice relevante, incluzând redactarea Acordurilor de Confidențialitate. Dacă sunteți în căutarea unui avocat specializat în contracte și partea de proceduri de confidențialitate și pentru informații suplimentare vă stăm la dispoziție: birou@avocatpascui.ro sau 0756.240.190.

 

 

[1] Comunicarea Comisiei U.E. publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene 2005/C 56/03 punctul 18 și urm. precum și Notificarea Comisiei Europene – Guidelines on Vertical Restraints Brussels, (Sec. 2010, 411).